Обязательные ЭПД с 1 сентября: как избежать штрафов, очередей и автоматизировать электронные накладные в 1С
Компания «Лаборатория Ай Ти» провела онлайн-вебинар о том, как перейти на обязательные электронные перевозочные документы (ЭПД), выбрать оператора, не попасть под штрафы и автоматизировать заполнение электронных транспортных накладных в 1С. Спикером выступил Максим, эксперт по 1С «Лаборатории Ай Ти», а на вопросы участников отвечала Анастасия Кобрина, специалист по внедрению ЭПД.
Тема актуальна для всех компаний, которые отправляют или получают грузы наёмным транспортом. С 1 сентября ЭПД стали обязательными, рынок переживает ажиотаж, а ответа от техподдержки операторов приходится ждать неделями. Крупные штрафы до 100 000 рублей перенесли на март 2027 года, но уже сейчас за некорректное оформление можно получить предупреждение или штраф до 10 000 рублей.
Что такое ЭПД
ЭПД — цифровой аналог всех бумажных документов, сопровождающих грузоперевозку: электронные транспортные накладные, путевые листы, сопроводительные ведомости, заказ-наряды и договоры фрахтования. Теперь они оформляются через аккредитованного оператора ЭДО. Спикер подчеркнул, что требование касается не только транспортных компаний: даже IT-компания, которая отправляет демонстрационное оборудование клиентам, обязана оформлять ЭТрН.
Три оператора ЭПД: 1С:ЭПД, Контур и СБИС
На вебинаре сравнили три решения, между которыми фактически поделён рынок. 1С:ЭПД — единое окно прямо в 1С без переключения между системами, самый простой в подключении и самый выгодный вариант: модуль встроен в типовые конфигурации, документ стоит от 4,20 рубля, входящие бесплатны. Лучший выбор для тех, кто уже работает с оператором Калуга Астрал.
Контур — гибкость и кастомизация: подходит для нестандартных маршрутов и ролей и для компаний, которые уже работают в экосистеме Контура. Модуль стоит 19 700 рублей в год, документы — от 5,90 до 7,60 рубля. СБИС удобен тем, кто пользуется его ЭДО: модуль бесплатный, но каждый документ обходится от 6,80 до 15 рублей. Спикер сравнил эту модель с принтерами и кофемашинами: устройство недорогое, а расходники создают основную выручку продавцу.
Пять типичных ошибок при внедрении ЭПД
Первая ошибка — неготовность ЭЦП и машиночитаемых доверенностей. Раньше логисты и кладовщики обходились без электронных подписей, теперь подпись и МЧД нужны каждому участнику отгрузки, и получать их нужно до начала внедрения.
Вторая ошибка — потеря ответственности. Бухгалтер считает, что всё работает, а у логиста на складе ошибки. ЭПД нельзя внедрять только для бухгалтерии: нужен единый руководитель проекта и единое информационное поле для бухгалтерии и склада.
Третья ошибка — синдром отложенной жизни. Техподдержка операторов перегружена, и каждая неделя промедления сужает окно нормального внедрения. Опыт прошлогоднего перехода на Честный знак показывает: дальше будет только хуже, особенно когда начнутся штрафы.
Четвёртая ошибка — смена оператора ЭДО ради ЭПД. Это влечёт перезаключение соглашений со всеми контрагентами. Спикер рекомендовал сначала настроить ЭПД у текущего оператора, а переезд в другую экосистему планировать спокойно и без риска штрафов.
Пятая ошибка — роуминг, или отправка документов в никуда. Если перевозчик работает через одного оператора, а получатель через другого и роуминг не настроен, документ не доходит. Отправленный, но не подписанный документ любая проверка и суд считают не отправленным. Решение — заранее согласовать операторов с контрагентами и корректно настроить справочники до первой отправки.
Кейсы из практики
Торговая сеть использовала EDI для обмена заказами, и при создании каждой ЭТрН номер заказа и GLN приходилось вводить вручную. «Лаборатория Ай Ти» настроила прямую интеграцию: номера автоматически попадают в поля накладной, логисту остаётся проверить и подписать.
Другой клиент работал на устаревшей и сильно доработанной 1С:УТ, которую нельзя было обновить. Рядом развернули актуальную 1С:УТ 11.5 с бесшовным обменом: старые процессы остались нетронутыми, а ЭПД работает на новой платформе. Для отраслевых конфигураций, где реквизиты не совпадают с требованиями ЭПД, разработали индивидуальный маппинг полей.
Отдельно разобрали роли: у экспедиторов свой документооборот с поручениями и расписками, а при самовывозе клиент становится грузоотправителем, а продавец — лицом, осуществляющим погрузку, которое формирует черновик титула и подписывает его при погрузке.
Как заполнять ЭТрН в один клик
В ЭТрН десятки обязательных полей: габариты, масса брутто, телефоны, адреса. Без автоматизации логист вбивает их вручную и ошибается. Секрет — идеально заполненная номенклатура в 1С: один раз внести данные об упаковке, весах и адресах складов, и накладная формируется автоматически. По оценке спикера, автоматизация закрывает 90% проблем с заполнением документов.
Ответы на вопросы участников
Во второй части вебинара специалист по внедрению ЭПД ответила на вопросы: когда ЭТрН не нужна (собственный, арендованный и лизинговый транспорт, отправка в ремонт, внутренние перемещения), кто формирует накладную и подписывает первый титул, как оформлять несколько точек выгрузки, как работает роуминг между Контуром и Калуга Астрал, что делать, если лицо, осуществляющее погрузку, отказывается подписывать, как заполнять стоимость перевозки и массово проставлять габариты, какие документы нужны при работе с экспедиторами и до какого срока допускаются бумажные накладные.
Как получить консультацию
Если вы ещё не подключили ЭПД или не уверены, какой оператор подойдёт вашим контрагентам, «Лаборатория Ай Ти» проведёт бесплатный аудит: проанализирует вашу систему, подберёт оператора, оценит стоимость внедрения и настроит 1С так, чтобы накладные формировались одной кнопкой.
Сайт: myitlab.ru
Email: hello@myitlab.ru
Телефон: +7 499 380-94-49